En framgångsrik lokalvårdare behöver ha god organisationsförmåga

Priskonkurrensen inom städbranschen är tuff. Detta gör att de lokalvårdare som är framgångsrika inom denna verksamhet ofta är de som är goda organisatörer. De skickliga lokalvårdare som har framgång kan planera och organisera sin verksamhet på ett effektivt sätt. De kan leda och samordna de resurser som de har och de har fasta rutiner för att kontrollera och därmed klara kvalitetskraven på kortast möjliga tid.

Jobbar du som lokalvårdare och gillar att anställa medarbetare och ta ansvar för personal. Gillar du att jobba tillsammans i en arbetsgemenskap som består av individer med vitt skilda bakgrunder. Tycker du om att planera och organisera ett arbete?

Om du är lokalvårdare och är ansvarig för ett större städuppdrag måste du veta hur man organiserar allt; hur ett städuppdrag genomförs steg för steg, vilka personer som ska vara engagerade och hur det hela ska möjliggöras med en given budget och en förutbestämd tidplan. Det gäller att planera både i tid, rum och mellan olika sorters städjobb. Se till att restiderna mellan olika uppdrag blir minsta möjliga och att själva städjobbet tar så lite tid som möjligt. Planera själva städningen så att städteamet kan gå rationellt fram steg för steg. Du kanske ska dela upp uppdraget mellan våta jobb och torra jobb? etc.

Man kan se de flesta städuppdrag som projekt, dvs. något som har en början och ett slut och där man ska nå ett visst kvalitetsmål på en viss tid och enligt en viss budget. Du kan vara ensam i projektet eller du kan ingå som en del i ett projektteam som dessutom kan vara tillfälligt sammansatt för just det aktuella uppdraget. Oavsett antal deltagare är det viktigt att du kan planera noga med avseende på åtgärder som ska genomföras, tidplan och kostnader.

Är det fler personer engagerade i uppdraget bör du veta hur man

• planerar
• organiserar
• leder
• samordnar
• kontrollerar

ett städuppdrag.

Här kommer en checklista på några punkter att tänka på i din planering:

Tidsplanering för lokalvådare

• Försök att skaffa dig uppdrag som ligger nära varandra så att restiderna blir så korta som möjligt. Beräkna restiderna mellan olika platser där du och dina medarbetare ska städa. Använd dig av Eniro.se/kartor eller hitta.se för att lägga upp de smartaste resvägarna. Försök dessutom planera så att ni slipper rusningstrafiken.
• Skaffa dig ett enkelt och lätthanterligt planeringsverktyg avsett för lokalvårdare. Jobbar du ensam i ditt företag så räcker en översiktlig och tydligt planeringskalender som du kan bläddra i. Så fort ni blir fler så finns mycket att vinna på att planeringen sker på en stor tydlig planeringstavla som alla kan samlas kring eller att alla har digitala kalendrar som du och dina medarbetare har tillgång till i sina smarta telefoner.
• Skaffa dig hela tiden erfarenhetsvärden som du kan använda i kommande planering: Hur lång tid tar en förstagångsstädning? Hur lång tid tar en återkommande bostadsstädning? Hur lång tid tar det att plocka ihop utrustning och material inför en städning? osv.
• Lär dig principerna i enkel tidsplanering. Tänk på starttid och tid för färdigställande av varje städaktivitet som du ska planera in. Skriv sökorden ”tidsplanering program gratis” på Google och du kommer att få över 10 000 träffar.
• Håll kontakt med dina kunder! Skicka ett sms dagen innan du eller någon i ditt städföretag ska komma och städa för säkerhets skull. Om du är på ett ställe under förmiddagen en dag för att städa och det är svårt att exakt förutsäga hur lång tid det uppdraget kommer att ta, ring då eller skicka ett sms till den kund du har på eftermiddagen i lagom tid innan du kommer.

Personalplanering för lokalvårdare

• Om du har flera lokalvårdare som du ska organisera, antingen som du har anställda eller som du anlitar som underentreprenörer, så finns mycket att vinna på en god och genomtänkt planering.
• Se till att minimera resavstånden för samtliga så gott det går.
• Försök att få samma lokalvårdare att komma tillbaka till de platser där de har varit tidigare. Städarna känner då till resvägen, lokalerna, var eventuell städutrustning och var soptömningsmöjligheterna finns. Kunderna känner sig lugna när de känner igen städarna och märker att samma personer återkommer gång efter gång.
• Du måste vara flexibel i din personalplanering. Någon av städarna kan vara tvungen att lämna arbetsplatsen tidigare en dag av personliga skäl. Om kunderna ser att du klarar sådana situationer känner de sig trygga med att anlita ditt företag.
• Lyssna på dina medarbetare och håll dem informerade om din planering och argumenten varför du gör på det ena eller det andra sättet. Då har de själva större möjligheter att lösa de problem som uppstår på ett snabbt och effektivt sätt.

Planering av utrustning och material för lokalvårdare

Inom detta område kan du verkligen göra skillnad med en god och genomtänkt planering.

• Gör upp checklistor på vilken utrustning och vilka material som behövs i olika situationer. Det beror på vilken typ av städning som ska utföras och det påverkas av vilken utrustning som uppdragsgivaren själv har på plats.
• Håll koll på ditt lager. Lägg in allt material och all utrustning i ett överskådligt dataprogram eller allra enklast i ett excel-ark. Lägg in inköpsdatum och ett påminnelsesystem som gör att du kan göra inköp i god tid innan något tar slut.
• Följ upp förbrukning av olika typer av material hos olika städare. Gör det till en öppen ”Benchmarking”-rapport så att alla ser goda exempel på hur man kan vara sparsam med resurserna. En sådan uppföljning kan också vara en effektiv metod mot svinn och eventuell stöld av material.
• Tänk speciellt på hur flera städare kan utnyttja dyra städmaskiner på ett effektivt sätt.

Planera din egen tid som lokalvårdare

Det gäller naturligtvis att du planerar din egen tid och är så effektiv som möjligt i dina städuppdrag. Jag har sålt min tid som konsult under hela mitt yrkesverksamma liv så detta tänkesätt finns djupt rotat hos mig och andra som har jobbat på samma sätt. Är du intresserad av att lära dig mer om tidseffektivitet så kan du söka på ”Time management svenska” på Google och där hitta många goda råd.

En viktig del av att planera sin egen tid är att lära sig konsten att delegera. I ett större städuppdrag kan du inte och du bör inte ens försöka klara allt själv. Lär dig att delegera väl definierade uppgifter, lär dig att ge ansvar till andra, lär dig att på ett effektivt och trevligt sätt kontrollera att uppgifterna blir utförda och glöm framför allt inte att ge beröm om uppgifterna är väl utförda.

Man kan inte komma ifrån att ett städföretag kräver en hel del administration. Planera för ordning och reda på dina papper och försök rationalisera ditt administrativa arbete så att denna del av ditt jobb tar minsta möjliga tid.

Planera för att något kan gå snett

Hur mycket och hur väl du än planerar så finns alltid risken att något går snett:

• Du, eller den som ska göra städjobbet, kan bli sjuk.
• Din bil fungerar inte eller de allmänna kommunikationsmedel som du tänkt använda är kraftigt försenade.
• Halvvägs till städjobbet märker du att du glömt något väsentligt, t.ex. nycklarna till bostaden, en viktig städmaskin etc.
• Dina förbrukningsmedel för städningen tar slut och du har glömt att fylla på i tid.
• Nyckeln som du fått låna fungerar inte.

Det finns många saker som kan gå fel. Försök att förebygga alla dessa med reservplaner och ha alltid god kontakt med din kund. Om dina uppdragsgivare får reda på eventuella förseningar i rimlig tid så brukar det inte göra så mycket. Det kan t.o.m. vara ett plus för dig.

Jag har hört många omdömen av den här typen: ”Den städfirma som jag har anlitat skulle ha varit här kl 1300. Men de ringde en timme innan och meddelade att de inte kunde komma förrän kl 1400. Alla kan vi bli försenade och att de var så tydliga med att meddela mig hur det låg till uppskattar jag. Och dessutom när de väl kom bad de om ursäkt och jobbade kvar på övertid.”

Lär dig att vända nackdelarna till fördelar!

Gillar du kortfattade tips och råd av den här typen som går rakt på sak? Då tror jag att du också gillar den här boken:

Läs mer om innehållet i den boken genom att klicka här!