specifikt, mätbart, accepterat, realistiskt och tidssatt

 

Uppföljningen är viktigt skede. Alla gäster och deltagare har rest eller gått hem och alla leverantör är på väg till nästa jobb och vill lämna detta eventprojekt så fort som möjligt. Mitt i allt detta står eventplaneraren och skall ställa frågor till engagerade för att få en bra totalbild av hur det hela har fungerat.

Även om du som festfixare eller planerare av ett event, ett möte eller en upplevelse skött ditt jobb till 90 % enligt alla önskemål så kan just sättet att avsluta ett eventprojekt förstöra hela intrycket om det inte sköts professionellt. Använda lokaler ska lämnas enligt vad som avtalats, eventet ska vara väl och slutgiltigt genomfört och lokalen ska vara slutstädad helst på ett sätt som ägaren till lokalen blir positivt överraskad över.

Försök alltid att se till att en utvärdering görs. Den viktigaste faktorn att utvärdera är i vilken grad man nått sitt syfte och sitt mål med hela eventet. Det går bara att göra på ett bra sätt om syftet och målet har formulerats på ett sådant sätt att det är mätbart.

Inom all form av projektledning skall man från början sätta upp mätbara mål. Ett sätt att få målen att bli så tydliga och klara som möjligt är att använda något som man brukar kalla S.M.A.R.T.-mallen. Bokstäverna står för

1. Specifikt

2. Mätbart

3. Accepterat

4. Realistiskt

5. Tidssatt

Här är ett exempel:

Du håller just nu i en bok. Ett vanligt sätt att introducera en nyutkommen bok är att ordna ett bokreleaseparty. Man bjuder in ett antal gäster till en mottagning där författaren berättar om boken, gästerna bjuds på något att dricka med tilltugg och besökarna ges tillfälle att köpa boken på plats, oftast med författarens dedikation i boken och i allmänhet till något reducerat introduktionspris. Så här kan man använda S.M.A.R.T.-mallen för ett sådant event:

Specifikt:

Målet är att sälja den nyutkomna boken. Formulera inte målet i stil med att avsikten är att sprida kännedom om boken. Det är för allmänt och går inte att mäta.

Mätbart:

Målet är att sälja minst 100 st böcker vid detta tillfälle. Undvik att formulera mål i stil med att partyt är till för att sälja så många böcker som möjligt. Det går inte heller att mäta.

Accepterat:

Målet skall vara accepterat av samtliga de som jobbar med eventet. Det får inte finnas någon utspridd känsla bland de som är engagerade av att ”det kommer nog inte att fungera”.

Realistiskt:

200 personer har tackat ”ja” till inbjudan. Målet är satt så att hälften av de närvarande skall köpa varsitt exemplar. Det kanske är ett tufft mål men fullt realistiskt.

Tidssatt:

I detta fall är tidssättningen naturlig och enkel. När bokreleasepartyt är slut skall målet vara uppnått. Det räcker alltså inte att säga vid slutet av releasepartyt att ”många av de som var här kommer nog att köpa boken senare”.

Vid företagsevent och seminarier kan du be deltagarna att fylla i olika former av utvärderingsformulär innan de lämnar lokalen. När jag själv har hållit föredrag eller varit programledare har jag varit noga med att detta görs och att de ifyllda formulären samlas in och hanteras av någon annan, och inte av mig själv. Då är chanserna större att deltagarna är fullkomligt ärliga i sina svar.

Ett annat sätt att hantera en utvärdering är att samtliga deltagare kontaktas i efterhand via e-post och ombeds att fylla i ett formulär och skicka tillbaka. Risken med denna metod är att svarsfrekvensen blir lägre. När man ber deltagarna att fylla i ett formulär direkt i samband med ett seminarium kan man räkna med att svarsfrekvensen blir, i stort sett, 100 %.

På nätet kan du hämta ett antal olika utvärderingsformulär gratis. Det är bara att Googla på ”utvärdering”, ”utvärderingsformulär” eller ”utvärderingsmall”.

Kostnadsuppföljning:

Om du gjort kontinuerliga budgetuppföljningar på det sätt som jag beskrivit i råd 21 så är den slutgiltiga budgetuppföljningen inte konstigare än någon som du gjort tidigare. Jag varnar verkligen för att du sparar alla kvitton i en låda och sätter dig i efterhand för att försöka få ordning och reda i detta. jobb. Med en kontinuerlig uppföljning under hela planeringens gång har du dessutom möjligheter att  göra korrigeringar för att hämta hem eventuella risker för kostnadsfördyringar.

 

Uppföljningsmöte:

När utvärderingsformulären har sammanställts och analyserats och den sista kostnadsuppföljningen genomförts är det dags att sammankalla de som haft någon form av ansvar under eventet till ett uppföljningsmöte. Gör en agenda för mötet så att ni går igenom hela eventet på ett logiskt sätt – vad har fungerat bra och vad kan vi göra bättre nästa gång? Denna typ av uppföljning lär man sig mycket av och det brukar sammansvetsa det team som jobbat tillsammans under en ofta hektisk period på ett sådant sätt att man kommer att ha stor nytta av samarbetet i framtiden.

 

Tackbrev:

Glöm inte att skriva tackbrev till de som varit engagerade i eventet. Här kan du ta med fakta från den utvärdering som är gjord och diskuterad. Det ger en saklighet och alla engagerade kommer att ha en positiv slutkänsla av ditt event. Vem vet? De som du engagerat kan bli utmärkta ambassadörer för din verksamhet och i fortsättningen tipsa nya beställare om hur du jobbar.

Lycka

Är du intresserd av att få flera tips om hur du blir professionell festfixare och kan jobba med events, möten och upplevelser?

Då tycker jag att du ska klicka här och läsa om boken ”Bli professionell festfixare…”.

Eller klicka här och läs om vårt unika steg-för-steg-program ”Lyckas som eventplanerare”

 

 

Holger Wästlund