och enligt din egen rutin
Det kan ta lång tid mellan att du levererar en vara eller utför en tjänst och till den dag då du har pengarna på ditt konto. Du kanske själv har lagt ut pengar i samband med inköp av varan och så får du vänta länge på att få betalt från kunden. Man kan säga att ditt företag tvingas fungera som bank som lånar ut pengar till din kund räntefritt.
Det är viktigt att du skapar dig en egen rutin så att du kan fakturera snabbt och ofta. När jag säljer mina böcker skickar jag med en faktura i den bok som jag levererar. Varan och fakturan kommer därmed på en gång.
Fakturera snabbt och regelbundet
När jag jobbar som konsult kan jag välja mellan att fakturera regelbundet, t.ex. en eller två gånger i månaden eller att fakturera när en etapp inom konsultjobbet är klart. De olika metoderna har för- och nackdelar – det viktigaste är att du har en rutin för att kunna fakturera snabbt som fungerar.
Du kan fakturera med en pappersfaktura som du skickar med vanlig post eller med en elektronisk faktura. Dina fakturor måste innehålla de uppgifter som framgår av listan här nedanför. Använd dig av de mallar för fakturering som finns att ladda ner gratis på nätet. I dessa mallar framgår vad som skall ingå i en korrekt faktura. Det är en hel del men när du väl skrivit din första faktura behöver du bara ändra lite i datorn när du skriver ytterligare fakturor så att du kan fakturera snabbt.
De uppgifter som måste vara med på din faktura är:
- Från vem? Ditt företags namn och adress, uppgift om företaget innehar F-skattesedel samt ditt företags momsregistreringsnummer. Det är även bra att på fakturan ha med företagets telefonnummer, samt plusgiro- och/eller bankgironummer. Levererar du till kunder utanför Sverige så bör fakturan även innehålla uppgifter som kunden behöver för att kunna betala från annat land, dvs. ev. speciellt bankkontonummer, IBAN och BIC-kod (SWIFT-adress).
- Till vem? Kundens fullständiga namn och adress. Det är viktigt att du skriver rätt kundnamn så att fakturan blir ett korrekt underlag i både ditt företags och kundens eventuella bokföring.
- Fakturadatum: Ange vilket datum som fakturan skrevs ut.
- Betalningsdatum: Det är viktigt att du anger när sista dagen för betalning är och vad som händer om betalning inte sker i tid, t.ex. uppgifter om dröjsmålsränta, ersättning för påminnelse och inkassokostnader. Använd inte betalningstider som är längre än 30 dagar, välj snarare en kortare period.
- Fakturanummer: Alla fakturor måste ha ett nummer så att de går lätt att hitta i efterhand och för att underlätta ordningen i bokföringen. Tänk ut ett listigt system hur du numrerar dina fakturor. När jag levererar böcker med faktura så kan jag och min redovisningskonsult genom att titta på fakturanumret direkt se när fakturan skickades och vilken av mina böcker fakturan gäller.
- Vad fakturan avser: De flesta kunder vill kunna se och förstå vad fakturan avser. Därför bör den vara tillräckligt detaljerad. Om du säljer tjänster på s.k. ”löpande räkning” (Denna term förklaras i avsnitt xxxx ”Så tar du rätt betalt”) bör det framgå av fakturan hur många timmar tjänsten avser och pris per timme samt ev. utlägg. Säljer du varor skall det framgå av fakturan antal, pris per styck och när varorna levererades. Dessutom skall fakturan innehålla uppgifter om moms, preliminär skattereduktion om dina tjänster ger möjlighet för ROT- eller RUT-avdrag samt i vissa fall kundens ordernummer eller kundordernummer.
- Belopp: Den totala summan som kunden ska betala. Det skall tydligt framgå hur stor momsen är både i kronor och i procent (25, 12 eller 6 %).
Om du skriver ett kassakvitto i stället för en faktura skall detta huvudsakligen innehålla samma uppgifter. Du kan köpa blanketter för kassakvitton i vilken pappershandel som helst.
För dagligvaru- och detaljhandeln behövs inte kundens namn på kvittot. Där använder man s.k. kassakontrollremsa och tömningskvitto från kassaapparaten för bokföringen.