tEvents kan du jobba med – vilket drömjobb!

Jag känner många som startat med att planera och genomföra ett eller flera events i någon organisation där man är medlem, i sin skola eller på sin arbetsplats. Några av dem har blivit så fascinerade av hela planerings- och genomförandeprocessen att de börjat åta sig uppdrag att jobba med events som t.ex. fester, äventyr, en kick-off, företagsaktiviteter åt andra. Till att börja med åt goda vänner men efter ett tag så har flera blivit så professionella på att jobba med events att denna verksamhet nu har blivit ett väsentligt extraarbete eller t.o.m. deras nya drömjobb. Det kan handla om fester, teambuilding, äventyr, julbord, kick-off, en företagsaktivitet, företagsfest, julfest eller firmafest  De stortrivs och tjänar nu bra på att arbeta med planering av olika sorters evenemang. Här finns en möjlighet till din nya din drömkarriär om du är intresserad av event! Du kommer att ha många roliga kontakter med talare, föreläsare, underhållare, inspiratörer, de som sysslar med catering, festfixare, de som har partytält, en festvåning, fotografer, skådespelare, ståuppkomiker, komiker, talare, föreläsare m.fl.

Här kan du hitta upplevelser som är fantastiska för att sätta igång fantasin.

Här får du tips om hur du kan jobba med events och tjäna pengar på det

Om du ska jobba med events bör du börja din planering med att göra en projektplan för ditt event. Gäller det en firmafest, en julfest, en kick-off eller en teambuilding? Ett enkelt sätt att upprätta en projektplan är att utgå ifrån det datum som bestämts för evenemanget och räkna bakifrån. Vilka aktiviteter skall ingå i projektplanen, hur lång tid bedömer du att varje aktivitet tar, hur är de olika aktiviteterna beroende av varandra och när måste de olika delaktiviteterna vara klara inom ditt event? Om du har att ta hänsyn till en event-kommitté är det viktigt att du i projektplanen tar upp nödvändig tid för beslut. Det är inte ovanligt att någon som ansvarar för planeringen av ett event tvingas stressa fram t.ex. en formulering och layout för en inbjudan, annons, affisch eller någon form av utskick under mycket kort tid och sedan tar event-kommittén jättelång tid på sig för att fatta något delbeslut som försenar hela planeringen.

Bevovet av projektplan

et finns många historier om små detaljer i ett event som inte blivit klara i tid. Man har helt enkelt saknat en genomtänkt projektplan. Jag har uppträtt på events där maten kommit för sent. En gång var jag med på en mässa som öppnades i en ända av lokalen samtidigt som man höll på att färdigställa montrar och annat i den andra ändan. Jag har uppträtt på events där de musiker, som skulle spela då gästerna anlände, kom för sent. Hur mycket planering man än har lagt ner innan evenemanget så kan en mycket liten detalj som inte fungerar reta upp besökarna så att helhetsintrycket av ett stort event blir förstört.
Kom ihåg följande: Det är inte själva eventet som är huvudsaken. Det är besökarnas och gästernas upplevelse av ett event som räknas.

Projektplan

När arbetet inom projektplanen går framåt är det viktigt att med jämna mellanrum kontrollera projektplanen och den kritiska linjen. Har den ändrats? Är det andra aktiviteter som nu är avgörande för att projektplanen för ditt event ska hålla?

Rent praktiskt kan man göra projektplanen i form av en skriven åtgärdslista med datum och ansvarig person. Alternativt kan man upprätta ett enkelt excel-ark i datorn. Det finns även speciella program för att upprätta en projektplan som man kan hämta utan kostnad på nätet. De kan vara gratis för all framtid eller gratis under en provperiod på exempelvis 30 dagar.

Aktivitetslistor

Byggare och inredare har sina ritningar och byggbeskrivningar, skådespelare har sina manus eller rollhäften, orkestermedlemmar har sina noter och event-planerare har sina aktivitetslistor. I alla typer av organisationer där många aktörer skall samverka och göra rätt saker i rätt tid är det viktigt att allt finns tydligt dokumenterat. Ingen ska kunna säga: ”Men jag trodde att vi skulle göra på ett annat sätt…” Med en god och dokumenterad planering som alla är informerade om kan man ägna sin energi åt att njuta av ett event och skapa den där extra stämningen som förutsätter att man kan känna sig lugn för att bakomliggande detaljer ska fungera.

Ansvar för projektplanen

En enda person bör vara ansvarig för att upprätta projektplanen och att skriva samtliga aktivitetslistor. Den personen ska ha helhetsgreppet om ett helt event, känna till detaljerna och se helheten. Det är viktigt att inte flera personer springer omkring med något självpåtaget ansvar som gör att aktiviteter görs dubbelt, glöms bort helt eller att man har helt olika synpunkter på hur en viss aktivitet ska genomföras.

I ett bygge är det byggledaren som håller ihop de olika arbeten som t.ex. snickaren, rörläggaren, elentreprenören, inredaren m.fl. utför. En person, byggledaren, har ansvaret för att planera, organisera, leda, samordna och kontrollera de olika delarna. Det är exakt samma för event-planeraren. Personer inom den egna organisationen och externa leverantörer av tjänster och varor som är engagerade i evenemanget ska ha sina aktivitetslistor så att alla vet vad som krävs, när det ska utföras och med den kvalitet i utförandet som förväntas.

Aktivitetslistor

Distribuera och diskutera aktivitetslistorna i så god tid innan ett event så att den, som ska utföra någon delaktivitet eller leverera något, har möjlighet att i god tid ge synpunkter eller kanske t.o.m. säga att något är omöjligt att genomföra. Utgå ifrån att var och en är duktig inom sitt område och diskutera och lyssna på deras synpunkter så att varje del blir så bra som möjligt. Varje aktivitetslista bör även innehålla namn på andra delansvariga med mobilnummer och mailadress.

När alla som har ett delansvar inom ett event har gett sina synpunkter så skrivs de slutgiltiga aktivitetslistorna ut. I god tid före ett event ordnar man ett avstämningsmöte för att kontrollera att alla är väl informerade om sitt eget ansvar och har en översiktlig uppfattning om hela projektplanen. Vid det mötet klaras eventuellt kvarstående problem av och alla tänkbara frågor bör kunna bli besvarade.

Frivilliga krafter

I många event engageras frivilliga krafter. Det är viktigt att man som event-ansvarig lägger stor vikt vid att noga och i god tid informera dessa om vad som förväntas, när olika aktiviteter ska genomföras och vilken kvalitet du förväntar dig av dem. Ofta är de som är frivilliga ovana att ta ett delansvar i ett större projekt och det kan t.o.m. hända att, eftersom man inte får något betalt, man inte tar det så allvarligt utan är med mest för att det är kul med ett event och ger möjlighet till en massa sociala kontakter.

Här får du en lista med ytterligare ett 50-tal tips om att lyckas som eventplanerare. Fyll i ditt förnamn och din e-postadress:

Fel: Kontaktformulär hittades inte.

 

Tips om några vanliga fel som du bör undvika när du planerar ett event:

Ostrukturerad planering:
Gör en budget med alla kostnader, t.ex. på ett excel-ark och skapa en särskild mapp för ditt event. Då blir det lätt att successivt följa upp och göra ändringar. Om ni är ett team kan du skapa en speciell projektplats på datorn dit alla i teamet kan gå för att få information och påverka händelseförloppet. För mer avancerad event-planering finns speciella projektledningsprogram att tillgå – en del kan man ladda ner utan kostnad på nätet.

Trängsel:
Tänk igenom hela ditt event steg för steg. Hur klarar vi om alla deltagarna kommer på en gång? Hur fungerar parkering, ytterkläder, orientering m.m.? Finns det några flaskhalsar att tänka på?

Presenter:

Om man tänker dela ut någon form av present till deltagarna så gäller det att planera detta noga, speciellt om det gäller presenter till barn. Det gäller både vad det bör vara för present och när under evenemanget utdelningen bör ske. Jag har uppträtt på stora barn- och familjeföreställningar där presenterna inte räckt till och arrangörerna har fått kasta sig i sina bilar och åka runt och köpa in extra till de gråtande barn som inte fick något. Flera gåmger har jag varit med om att man delat ut högljudda tutor tidigt under en fest vilket nästan förstört ett helt event. Ibland har arrangörerna av omtanke delat ut olika presenter till barnen vilket skapat onödig avundsjuka och missnöje.

Oförutsedda händelser:

Försök att tänka igenom alla eventuella händelser som kan inträffa. Jag har varit med om att strömmen bryts och att det blir alldeles kolmörkt. Eller atag har varit med om att någon blir allvarligt sjuk och ambulans tillkallas. Jag har varit med om ett stort event där man tog inträde och hela kassan försvann under själva evenemanget. Jag har varit med om att musiken och artister sitter fast i trafiken och kommer alldeles för sent.

Om du kommer att ägna dig åt att planera och genomföra olika event åt andra kommer du att ha många fördelar:

• Att starta en verksamhet där du planerar och arbetar med event åt andra kostar nästan ingenting.
• Du får som event-planerare tillfredsställelsen av att realisera dina och andras visioner så att de blir verklighet.
• Du kan ta betalt antingen med ett timarvode som kunden betalar eller genom att du förhandlar dig till en procentuell andel av underleverantörernas arvoden, vilket man i så fall ska informera kunden om på ett tydligt sätt.
• Du kan vara din egen chef.
• Du kommer att träffa många intressanta människor om du jobbar med event som efterfrågar din kunskap och du kan bygga upp ett intressant nätverk.
• Marknaden för event-planering är växande och intressant.
• Om det rent av skulle bli ett nytt yrke att arbeta med event-planering för dig så är det ett fritt sådant.
• Men allra viktigast – om du har ett intresse för att skapa och ett intresse för att se dina och andras idéer genomförda, då kan event-planering vara en spännande verksamhet.

Planering och genomförande

Att planera och genomföra event är ingen lätt uppgift. Ett event är väldigt komplext. Som event-planerare gäller det att samordna alla nödvändiga resurser i form av människor och utrustning. Det gäller att ha kontroll på kostnaderna och göra evenemanget så lyckat som möjligt för alla parter. Och allt detta ska ske så att tidsplaner kan hållas oberoende av väder och andra oförutsedda händelser.

Samtidigt är dagens event-verksamhet utsatt för en allt större press på snabbhet, kostnadseffektivitet och hög kvalitet. Det är en process där snabbheten att fatta kloka beslut är helt avgörande för framgång.

Gillar du att skapa och gillar du att samordna olika resurser på allra bästa sätt ur kvalitets-, kostnads- och tidssynpunkt och gillar du att se resultat – då är event-planering ett drömyrke. Det bjuder på ständiga förändringar och utmaningar. Man lär sig nytt hela tiden och det är nästan omöjligt att i en sådan omvärld ha tråkigt.

Är du intresserad av ytterligare ett 50-tal tips om att jobba med events?  Fyll i ditt förnamn och din e-postadress så skickar vi listan direkt.

Fel: Kontaktformulär hittades inte.

Eller du kanske vill skaffa dig ett jobb inom eventbranschen? Här kan du läsa om hundpensionat.