Genomför ditt konsultuppdrag så här – snabbt och lönsamt

Denna artikel handlar om hur du genomför ett konsultuppdrag snabbt och lönsamt. Här beskrivs hur du jobbar från ditt första möte med kunden till att du avslutar hela konsultprojektet snabbt och lönsamt.

Låt oss säga att du har blivit tillfrågad om att eventuellt genomföra ett konsultuppdrag.

Förbered dig noga.

 

Lär dig om företaget

Som konsult ska du läsa på noga om det företag eller den organisation som du ska besöka. Skaffa årsredovisningar snabbt, sök på webben läs allt du kan komma över om företaget innan det första mötet. Jag har som VD för ett stort tekniskt konsultföretag anlitat flera konsulter innan jag själv kom in i denna bransch. De konsulter som vid det första mötet inte visste någonting om det företag som jag representerade, och som de eventuellt skulle få ett uppdrag från, fick inte något uppdrag av oss.

Jag har även anlitat flera konsulter från investeringsbanker. De har ofta, redan vid första mötet, med sig en relativt väl utarbetad rapport med en analys av det företag som de besöker. Det skapar i allmänhet snabbt ett intresse hos mottagaren och om mötet är ett rent ackvisitionsmöte leder detta angreppssätt ofta till ett nytt möte. Då har de i allmänhet en ny rapport med nya slutsatser som också väcker intresse. Allt detta gör de på ren spekulation utan att ta betalt i detta tidiga skede för att få chansen att ge en offert för det uppdrag som det gäller. Detta är en avancerad ackvisitionsmetod som kostar pengar även om det inte leder till uppdrag. Det är naturligtvis oerhört viktigt att man i en sådan tidig studie inte kommer med några felaktigheter som visar att man missat något väsentligt.

 

Ta fram likartade referensprojekt

Ett annat sätt att förbereda sig som konsult inför ett första möte är att förbereda en presentation av erfarenheterna från likartade projekt som du förhoppningsvis varit med om. Här har naturligtvis de äldre och mer erfarna konsulterna eller de som tillhör större konsultorganisationer en konkurrensfördel.

Misströsta inte. Som solokonsult, som inte har en sådan tidigare erfarenhet som du kan luta dig mot, har du i många projekt andra konkurrensfördelar, t.ex. snabbhet och flexibilitet. Under den tid som jag arbetade som solokonsult fick jag en förfrågan från Sveriges Begravningsförbunds Riksförbund om jag kunde hjälpa till med att föreslå en strategi- och åtgärdsplan för denna organisation. Jag glömmer aldrig det första mötet med den organisationen. Jag började min presentation av mig själv med meningen: ”Jag vet inte ett dugg om begravningsbranschen.” Och svaret blev från den kommitté som skulle välja konsult: ”Bra, det är precis en sådan som vi behöver!” Det blev ett jätteintressant uppdrag för mig. Jag började med att snabbt åka runt bland ett antal begravningsbyråer som var medlemmar i organisationen och intervjuade dem om sin verksamhet. Så på kort tid lärde jag mig mycket om denna intressanta och annorlunda bransch.

 

Var förberedd på att eventuellt leda mötet

Här kommer en intressant företeelse. Jag har varit med om många olika sorters möten i mitt yrkesverksamma liv. Vid de möten där en presumtiv uppdragsgivare bjuder in dig så sker det i allmänhet till hans eller hennes kontor vilket är bra. Du får då omedelbart en viss känsla av företaget, stämningen och en del av företagskulturen. Det vanliga är naturligtvis att den person som bjudit in dig leder mötet genom att t.ex. starta upp med att berätta något om företaget och den aktuella situationen och därefter ber dig berätta om dig själv osv. Det kan också hända att man ber dig leda mötet eftersom du från början betraktas som expert inom den frågeställning som ska behandlas. Det har hänt mig vid ett flertal tillfällen. Första gången blev jag lite överrumplad och eftersom jag var oförberedd blev det inte särskilt bra men efter denna händelse är jag alltid förberedd på denna situation. Var beredd på det! Tänk igenom en enkel agenda hur du skulle vilja att mötet går till. Om du får uppdraget är det väldigt vanligt att du som anlitad konsult leder de kommande projektmötena. Jag återkommer till det.

 

Lyssna

Att lyssna noga vid första mötet gäller i alla situationer – inte bara som konsult. Men här är det extra noga. Lyssna och ställ kontrollfrågor så att du är övertygad om att du uppfattat det som sägs på ett riktigt sätt. Lär dig sammanfatta det som du fått ta del av och gör det på ett sådant sätt att du får bekräftelse på att du uppfattat rätt och att alla runt bordet har samma uppfattning om nuläget.

Lär dig ”lyssna” på det som inte sägs, lär dig läsa kroppsspråk och lär dig avläsa, inom en grupp som du träffar, vem som är den som verkligen bestämmer, om det är någon som inte samtycker till det som sägs eller om det finns spänningar inom gruppen som kan påverka möjligheterna att genomföra ett konsultuppdrag inom den aktuella organisationen.

 

Förutsättningarna för konsultuppdraget

Om den presumtive uppdragsgivaren och du finner varandra slutar ofta det första mötet med att du åtar dig att gå hem och fundera över det du fått ta del av och återkomma med ett förslag till hur du skulle vilja lägga upp konsultuppdraget. Alternativt kan du redan vid första mötet lägga fram ett eller flera alternativa sätt att genomföra uppdraget. För att kunna göra det bör du ha information om vissa väsentliga förhållanden:

• Mål och resultat med uppdraget
• Pågår det något annat förändringsarbete eller annan utredning som kan påverka ditt uppdrag?
• Tidplan
• Projektteam
• Budget

 

 

Mål och resultat med uppdraget

Vad förväntar sig uppdragsgivaren av uppdraget? Vilka frågor vill man ha svar på? Innebär uppdraget enbart att ta fram olika åtgärdsförslag eller ingår även någon del eller hela ansvaret för genomförandet av förslaget? Vilka personer inom organisationen sitter inne med nödvändig information och vem blir konsultens huvudkontaktperson inom företaget?

 

Pågår det något annat förändringsarbete eller annan utredning som kan påverka ditt uppdrag?

Denna punkt förefaller som så naturlig och omöjlig att glömma men så är det inte. Jag har varit med om att man på ett håll inne i en organisation utreder förutsättningarna för att göra en viss förändring. Samtidigt pågår på ett annat håll en undersökning om att göra en förändring som helt ändrar förutsättningarna för den förstnämnda utredningen. Kontrollera vid det första mötet om denna risk finns.

 

Tidplan

När förväntar sig uppdragsgivaren att du ska presentera ditt eller dina förslag och när förväntar sig uppdragsgivare att eventuella förändringar ska vara genomförda inom organisationen? När har uppdragsgivaren sina möten inplanerade som påverkar uppdraget? Det kan t.ex. vara företagets styrelse som önskar en delrapport vid ett visst tillfälle och det kan vara ett viktigt möte när slutrapporten ska läggas fram och diskuteras inför ett eventuellt beslut om genomförande. Med dessa styrande hållpunkter kan du ta fram en detaljerad tidplan för hur hela jobbat ska läggas upp så att du klarar av de uppsatta hålltiderna. Det finns färdiga programvaror för att upprätta denna form av tidplaner som du kan hämta från nätet. En del är gratis, andra kostar men går att använda gratis på prov under en viss tid, t.ex. en månad.

Jag återkommer till hur du kan upprätta din tidplan för projektet men för att få en snabb överblick av olika sätt att illustrera en tidplan kan du skriva sökorden ”bilder tidplan” på Google. Du kommer att få massor av exempel som du kan utgå ifrån.

 

Projektteam

En del konsultuppdrag genomför man ensam och i andra, lite större uppdrag fordras det att du sätter samman ett team avsett enbart för detta uppdrag. Teamet upplöses i allmänhet när uppdraget är slutfört. Medlemmarna i teamet kan bestå av folk från den konsultorganisation eller det nätverk som du jobbar inom eller det kan bestå av personer som är anställda inom beställarorganisationen. Det är inte ovanligt att antalet deltagare i ett team varierar med tiden. Det börjar med en eller ett fåtal. Sedan kommer en fas där det handlar om att samla in material, göra intervjuer eller research på annat sätt. Då utökas teamet för att till slut återgå till en person eller ett fåtal då det främst gäller att skriva rapport och framlägga förslag.

 

Budget

När du skaffat dig en uppfattning om vilken metod som kommer att användas för det aktuella projektet, vilka resurser som kommer att krävas och vilken tidplan som kommer att gälla – då kan du ta fram din budget för hela projektet. Jag återkommer till att det finns flera olika sätt för en konsult att ta betalt. Jag vill här bara betona att du tar med såväl arbetskostnad som kostnader för utlägg i din budget. Var tydlig under hela uppdragets genomförande mot din uppdragsgivare hur projektet ligger till med avseende på hur mycket som åstadkommits och hur du ligger till ur tids- och kostnadssynpunkt. Naturligtvis ska du vara extra tydlig med att informera om extra kostnader eller behov av extra tid om projektet förändras av någon anledning under arbetets gång. I stället för att komma med obehagliga överraskningar när projektet är slutfört så kan just detta, att vara tydlig med kontinuerliga uppföljningar, vara ett bra sätt att skapa förtroende (och därmed chans till fler uppdrag) hos din uppdragsgivare.

Hur bedömer du kostnaden?

Många företagsledare ställer redan vid första mötet frågan hur du bedömer kostnaden för hela projektet – hur du anser att konsultuppdraget ska kunna genomföras snabbt och lönsamt. Mitt absoluta råd till dig som konsult är att du då säger att du vill återkomma med det. Om du i ett tidigt stadium ger en kostnadsuppskattning så är risken stor att du kommer att vara bunden till denna uppgift genom hela projektet. Ge ingen kostnad förrän du fått tillfälle att räkna på det hela. Det ger dessutom ett seriösare intryck om du ber att få tänka igenom denna viktiga punkt hur man får konsultprojektet snabbt och lönsamt.

Om däremot företaget från början har satt en budget för projektet som inte får överskridas, då är det viktigt att du får reda på den så snabbt som möjligt.

Om din presumtive uppdragsgivare och du vid första mötet funnit varandra och du fått i uppdrag att återkomma med ett förslag till upplägg av konsultuppdraget och därmed en uppskattning hur konsultuppdraget kan genomföras snabbt och lönsamt så är målet med ditt första möte uppnått. I andra artiklar beskriver jag några olika sätt att lägga upp ett konsultuppdrag så att det blir snabbt och lönsamt.

I e-boken om att starta eget som konsult får du goda råd och tips. Klicka här

 

Erbjud dina kunskaper som konsult

Vilken specialistkunskap du än har så kan du erbjuda dina kunskaper som konsult. Marknadsför dina expertråd som konsult. En författare kan ge råd till andra som funderar på att börja skriva. Har du startat eget inom en speciell bransch kan du ge konsultråd till andra som vill in i samma bransch. Är du skicklig på att presentera dina tjänster eller produkter kan du t.ex. bli konsult i presentations- och säljteknik. Driver du en antikaffär kan du erbjuda att du, som konsult, värderar delar av ett bohag osv. Möjligheterna är enorma.

Klicka här! Praktiska och beprövade råd hur du lyckas.